Assistant de direction au Directeur Général Adjoint H/F

Vos missions

Le poste est rattaché à la Direction Générale du Pôle, sous l’autorité du Directeur Général Adjoint.

L’assistant de direction assure à titre principal l’accompagnement du DGA et, à titre subsidiaire, la continuité de service pour les directions du pôle. Il apporte un appui permanent au DGA en termes d’organisation, de gestion administrative et de suivi des dossiers. Interface opérationnelle avec les différents interlocuteurs internes et externes, il assure la coordination et/ou le suivi de procédures ou dossiers transversaux au pôle.

Secrétariat/ pilotage de l’agenda

• Gestion des parapheurs entrants et sortants

• Prendre les initiatives nécessaires afin d’assurer le bon fonctionnement quotidien de la DGA au plan matériel et logistique (gestion des fournitures, stock de papier, coordination des commandes collectives au pôle…)

• Priorisation des informations reçues (par mail, contacts téléphoniques, …) et alerte du DGA des réponses à apporter en fonction de ces priorités et échéances

• Accueil téléphonique et physique

• Organisation logistique des déplacements, réunions, événements du pôle

• Gestion de l’agenda du DGA

• Rédaction de notes (rapports, mails) sur demande du DGA

• Effectuer tous travaux de secrétariat classique : enregistrement des courriers, classement, reproduction de documents

Taches administratives

• Rédaction de comptes-rendus de réunion, notes, fiches synthétiques, rapports

• Coordination et suivi des demandes d’éléments produits ou à produire pour le Président, le cabinet, la direction générale, les autres pôles ou les directeurs du pôle et relances éventuelles pour tenir les délais impartis

• Constitution des dossiers pour les réunions du DGA, réponses à apporter

• Traitement des courriers arrivés, informations reçues sur les plateformes de communication avec les tribunaux ou experts judiciaires (TELERECOURS, SAGACE, OPALEXE, …)

Suivi de dossiers transversaux

• Par délégation du DGA, préparer des validations et mener des processus sur les outils numériques relatifs dédiés aux déplacements (GFD), au paiement de factures (GECCO), aux rapports (Airdélib)

• Assurer un lien transversal efficace avec les directions du Pôle, avec le cabinet, la direction générale, les autres Pôles et avec les agences et services associés du « groupe Aveyron

• Coordination et préparation des entretiens annuels

• Coordination de la constitution de dossiers avec les directions du pôle (rapport annuel d’activité, rapport développement durable, dossiers liés à l’assemblée départementale ou commission permanente, – rétroplanning, regroupement des rapports, relances,….)

• Coordination des assistant(e) de direction du pôle sur des dossiers communs

• Fonction de référent sur des sujets spécifiques (numérique,…)

• Collecter et consolider des informations relatives à la gestion du personnel (congés, horaires), particulièrement des directeurs du pôle et leurs adjoints