Assistant de direction du Pôle Ressources et Moyens (H/F)

Vos missions

*** LES MISSIONS :
-> Secrétariat et pilotage de l’agenda :
– Gestion des parapheurs entrants et sortants.
– Prise d’initiatives pour assurer le bon fonctionnement quotidien de la DGA (gestion des fournitures, coordination des commandes collectives, etc.).
– Priorisation des informations reçues et alerte du DGA des réponses à apporter.
– Accueil téléphonique et physique.
– Organisation logistique des déplacements, réunions et événements du pôle.
– Gestion de l’agenda du DGA.
– Rédaction de notes, rapports et mails sur demande du DGA.
– Tâches administratives et de secrétariat classique (enregistrement des courriers, classement, reproduction de documents)

-> Coordination et suivi administratif :
– Rédaction de comptes-rendus de réunion, notes, fiches synthétiques et rapports.
– Coordination et suivi des demandes d’éléments produits ou à produire pour le Président, le cabinet, la direction générale, les autres pôles ou les directeurs du pôle.
– Constitution des dossiers pour les réunions du DGA et réponses à apporter.
– Traitement des courriers et informations reçues sur les plateformes de communication (TELERECOURS, SAGACE, OPALEXE, etc.).
– Suivi de dossiers transversaux.

-> Gestion déléguée et liaison transversale :
– Préparation des validations et conduite de processus sur les outils numériques dédiés aux déplacements (GFD), au paiement de factures (GECCO), aux rapports (Airdélib).
– Assurer un lien transversal efficace avec les directions du Pôle, le cabinet, la direction générale, les autres Pôles et les services associés.
– Coordination et préparation des entretiens annuels.
– Coordination de la constitution de dossiers avec les directions du pôle (rapport annuel d’activité, rapport développement durable, dossiers liés à l’assemblée départementale ou commission permanente).
– Coordination des assistant(e)s de direction du pôle sur des dossiers communs.
– Fonction de référent sur des sujets spécifiques (numérique, etc.).
– Collecte et consolidation des informations relatives à la gestion du personnel (congés, horaires), particulièrement des directeurs du pôle et leurs adjoints.

*** LE PROFIL ET COMPETENCES :
Compétences :
– Maîtrise des outils bureautiques et des plateformes (TELERECOURS, SAGACE, etc.).
– Connaissance des processus administratifs et des logiciels dédiés (GFD, GECCO, Airdélib).
– Excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles.
– Rigueur, discrétion et sens de l’organisation.
Aptitudes :
– Autonomie, réactivité et capacité d’initiative.
– Sens du relationnel et travail d’équipe.
– Adaptabilité et respect des délais.
– Formation et/ou expérience confirmée en gestion administrative.

*** LE POSTE :
– CDD 3 ans renouvelable 1 fois
– Temps plein, horaires variables.
– Poste basé à Rodez
– Télétravail possible

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