Agent administratif RH / Secrétariat / Comptabilité H/F

Vos missions

L’Espace Rencontre Angèle Mérici (ERAM) est une association à but non lucratif située au Couvent de Malet, à Saint-Côme-d’Olt (Aveyron), sur le chemin de Saint-Jacques-de Compostelle. Elle a pour vocation d’accueillir des pèlerins, groupes, familles, associations, paroisses et particuliers, dans un esprit d’hospitalité, de simplicité et de convivialité. L’association gère un ensemble d’activités regroupant : – – – – Un hôtel classé 2* de 27 chambres, Un gîte de 15 chambres, Un restaurant “La Table d’Angèle”, ouvert à la clientèle de passage et aux groupes, Une salle de séminaire d’une capacité de 100 personnes, équipée en matériel technique (vidéoprojecteur, sonorisation, wifi, etc.).

Sous la responsabilité de la direction, l’équipe salariée et bénévole collabore au service d’un accueil de qualité et du rayonnement du lieu. Le poste d’agent administratif, nouvellement créé, a pour objectif de renforcer la structure dans la gestion RH, administrative et comptable de l’association. Pôle RH / Effectuer le suivi RH en lien avec le cabinet comptable (service externalisé) Suivi RH (contrat de travail, fin de contrat, absences, congés…, élaboration et suivi des plannings des salariés (annualisés en lien avec l’activité), avec l’appui des responsables de service (cuisine, hébergement, animation, accueil, services généraux), préparer et transmettre les variables de paie au cabinet comptable, mise à jour des dossiers du personnel, visite médicale, formations obligatoires, plan de développement des compétences, connaissance en droit du travail. Pôle administratif / Assurer le secrétariat général : Gérer l’activité courante (courrier, mails, classement, archivage, téléphone…) Rédiger, mettre en forme et archiver les documents administratifs et officiels. Participer au suivi des dossiers clients, fournisseurs et partenaires. Garantir le respect des procédures internes et la conformité réglementaire (sécurité, assurances, licences, etc.). Superviser le pôle accueil, en appui et ressources : Gérer et superviser avec le service accueil le logiciel de réservation (hébergements, repas, salles, séminaires).

Coordonner les informations entre les services : accueil, hôtellerie, restauration et accueil de groupes. Organiser et planifier avec le service accueil les réservations de la salle de séminaire, en lien avec les besoins techniques et logistiques, avec l’appui de l’agent technique Comptabilité : Effectuer la saisie comptable courante (factures, règlements, rapprochements bancaires, établissement des déclarations de TVA). Suivre les règlements clients et fournisseurs, assurer les relances. Préparer les éléments comptables pour le bureau, la direction et le cabinet comptable (suivi budgétaire, bilans, tableaux de bord). Superviser et assurer la facturation des prestations (hébergement, restauration, location de salle, services annexes) et le suivi des règlements. Vérifier la fiabilité des données comptables liées à la facturation. Compétences complémentaires mais non exigées : Communication et appui à la commercialisation Participer à la mise à jour des supports de communication (affiches, site internet, réseaux sociaux, flyers). Contribuer à la promotion du restaurant “La Table d’Angèle”, des offres d’accueil, d’hébergement et de séminaires. Collaborer avec les partenaires touristiques et spirituels (offices de tourisme, diocèse, associations, collectivités). Contribuer à l’optimisation des processus opérationnels, au développement commercial, à la communication à l’amélioration continue des services.