Chargé de l’accueil/ Assistant de gestion administratif H/F

Vos missions

CHARGE(E) DE L’ACCUEIL :

– Accueillir, orienter, renseigner le public (accueil physique et téléphonique) ; recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques/courriels ; comprendre les demandes, renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de l’administration : connaître l’organigramme et les missions des différents services, acquérir des connaissances des services afin d’apporter un premier niveau d’informations…
– Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la collectivité
– Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs
– Animer et organiser l’espace d’accueil et d’information
– Mettre à jour les outils logistiques
– Assurer en lien avec le service communication la mise à jour permanente des supports d’affichage public
– Tenir des registres des appels et des visites
– Être force de proposition pour une amélioration continue du service
– Travail en binôme : nécessité de communiquer, de transmettre les informations pour un suivi efficace des demandes
– Accueillir le public lié à l’action économique de la communauté de communes
– Accueillir les porteurs de projets, les partenaires du guichet unique et les acteurs économiques
– Récolter et organiser les informations relatives aux publics accueillis nécessaire au suivi de l’action de la direction du développement économique
– Renseigner l’outil de gestion de relation usagers (AGDE)
– Représenter l’image de la collectivité auprès des partenaires économiques
– Renseigner et orienter le public vers les services/professionnels concernés : identifier, qualifier la demande et apporter l’information de premier niveau aux porteurs de projets économiques

ASSISTANT(E) DE GESTION ADMINISTRATIVE :
– Réceptionner et transmettre au supérieur hiérarchique les courriers reçus
– Après avis du supérieur hiérarchique : enregistrer et distribuer le courrier dans les services
– Réceptionner les colis et les transmettre au destinataire
– Assurer l’envoi des courriers de toute la collectivité
– Tenir les registres des courriers « entrants et sortants »
– Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique, traiter et saisir des dossiers, tenir les bases de données à jour, réaliser des publipostages
– Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle
– Répartir et planifier les activités en fonction des échéances
– Être force de proposition pour une amélioration continue du service
– Mise à jour du site Internet
– Assurer la gestion des salles de réunion en interne et les demandes de locations (rédaction des conventions), établissement d’états des lieux, effectuer le contrôle après utilisation des salles, veiller à garder les espaces de réunions propres (lien avec l’entreprise qui réalise le ménage)
– Assurer la gestion des réservations des véhicules : vérifier les réservations, délivrer les clés
– Planifier les permanences et les sessions d’information et de formations des porteurs de projet

Votre profil

• Savoirs :

–  Connaissance de la Fonction Publique Territoriale et des circuits de décision, du fonctionnement de l’établissement public

–  Contexte, enjeux et évolutions des collectivités territoriales et plus particulièrement des communautés de communes, cadre règlementaire des politiques publiques

–  Techniques de secrétariat, rédactionnelles et de prise de notes, de synthèse, de compte-rendu, publipostage, bases de données

–  Maîtrise des logiciels de bureautique

–  Techniques de classement et d’archivage

–  Notions d’organisation et de gestion du temps de travail

–  Règles d’orthographe, de syntaxe et grammaire

–  Fonctionnement d’internet

–  Tableaux de bord et outils de planification et de suivi

–  Annuaire de la collectivité et des autres collectivités, partenariats institutionnels, médias, permanences

–  Méthode de recueils et de traitement de l’information

–  Bonne connaissance des outils de standard téléphonique

–  Techniques rédactionnelles de rapport et de notes de synthèse et de communication / langages de communication et vocabulaire professionnel du service et des instances

–  Techniques de communication orale et écrite, de reformulation (connaître les règles de qualité)

 

• Savoir-faire 

– Tenir un document de liaison des sollicitations et demandes des usagers et transmettre au service concerné ; Elaborer des supports, concevoir et organiser des informations

– Capacité d’analyse, d’initiative et de réaction,

– Adaptation aux changements,

– Grande disponibilité dans la gestion de la relation d’accueil des usagers et des élus,

– Être relativement autonome et avoir le sens du service public

– Informer les usagers sur les activités de la communauté de communes ou d’un service

– Remettre les documents ou transmettre les informations aux usagers sur la collectivité et les permanences tenues au sein du bâtiment

– Rédiger divers courriers, notes et documents selon les demandes

– Recueillir, vérifier sélectionner et hiérarchiser des informations afin de diffuser en interne ou en externe

– Entretenir des réseaux relationnels multiples

– Gérer les demandes de la collectivité et faire remonter les informations au supérieur 

– Synthétiser les informations

– Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat

– Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur et gérer les conflits ou les réclamations

• Savoir-être :

Être organisé, disponible, rigoureux sur le langage de la communication, polyvalent, réactif, à l’écoute, diplomate, communiquant, avoir des facilités relationnelles, avoir l’esprit d’initiative et d’équipe, être force de proposition en vue de l’amélioration des outils de gestion administrative, de liaison et de transmission des informations collectées à l’accueil, avoir une bonne connaissance de l’environnement des collectivités territoriales, avoir le sens du service public, devoir de réserve; être autonome, faire preuve de discrétion et de réserve.

                 

Qualifications requises (diplômes, formations…) :

Être titulaire du permis B, maîtriser l’outil informatique, la bureautique ; Avoir des connaissances sur l’environnement territorial et ses enjeux et évolutions, et sur la modernisation des outils de communication et de rédaction et les procédures administratives/instances.

Informations complémentaires

• Poste à temps complet
• Temps de travail : 39h hebdomadaire et 23 RTT/an
• Rémunération statutaire + prime+ avantages divers (CNAS, participation employeur mutuelle)