Un(e) assistant(e) de gestion administrative et financière H/F

Vos missions

L’équipe du Parc, composée de 22 agents, est organisée en 4 pôles (Administration & gestion ; Sensibilisation, Culture & Patrimoine ; Développement & Aménagement ; Patrimoine naturel).

Le pôle administratif est actuellement composé du directeur, de la directrice adjointe, du responsable administratif et financier et d’une assistante de gestion administrative et financière.

Le cadre de sa mission est de venir en appui des chargés de mission dans le suivi financier des programmes et opérations dont ils ont la charge, mais aussi le suivi administratif des marchés publics et commandes, et plus généralement dans les tâches d’assistance administrative et financière.

Placé(e) sous l’autorité du responsable administratif et financier, de la directrice adjointe et du directeur et travaillant en lien étroit avec les chargés de mission, vous aurez pour mission :

1/ Gestion administrative de la commande publique

• Préparation et suivi des volets administratifs et juridiques des marchés publics (consultations, MAPA, marchés…) en appui des chargés de mission en responsabilité des volets techniques (pièces constitutives du marché, analyse, attribution, déroulement, bons de commande…)
• Secrétariat de la commission d’appel d’offres
• Suivi et mise à jour des procédures internes

2/ Gestion administrative des opérations et programmes en appui des chargés de mission en responsabilité des volets techniques :

• Appui administratif et financier au montage des dossiers de demande de subventions et dépôt des demandes
• Gestion et suivi des demandes d’acompte et de solde des aides attribués
• Appui au suivi budgétaire des programmes dans le logiciel d’évaluation EVA

3/ Assistance au responsable Administratif et Financier

• Assistance à la rédaction des actes règlementaires (délibérations, procès-verbaux…)
• Assistance à la saisie de la paie
• Traitement, suivi et vérification des fiches de frais (déplacements agents) et d’absences (congés, RTT, CET, récup…)

4/ Assistance administrative aux activités générales du Syndicat

• Organisation de réunions (réservations de salles, convocations, relances, feuilles de présence…)
• Suivi des véhicules, des assurances, des abonnements et contrats (carburant, téléphonie, maintenance, ménage…), du matériel de bureau, des commandes et des livraisons…
• Participation à la vie de la structure : réunions d’équipes, manifestations grand public…
• Activités générales de secrétariat (standard téléphone, courrier…)